Проведение мероприятий для СМИ, журналистов. Пресс-конференции. Брифинги. Пресс-тур.

 

+7 (343) 288-59-18

Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. 

Ивент-бюро "RED"

Проведение мероприятий для СМИ, журналистов. Пресс-конференции. Брифинги. Пресс-тур.

Создать положительный имидж компании в глазах журналистов – залог успеха для фирмы. Ещё Уинстон Черчилль говорил: «Любое упоминание в прессе, кроме некролога, — это хорошая реклама!». Пресс-мероприятия позволяют журналистам в своих публикациях в полной мере прорекламировать компанию, её товары и услуги, корпоративные события и инновации.  Поэтому проведение мероприятий для СМИ так необходимо для бизнеса.

Существуют определенные форматы деловых мероприятий для журналистов, каждое из которых наделено своими особенностями.

  

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ

Самым распространенным способом официальной коммуникации со СМИ является пресс-конференция. Она проводится, если появляется общественно важный информационный повод, связанный с предприятием или отдельно взятой известной личностью. В ходе пресс-конференции спикеры или ньюсмейкеры делятся с представителями СМИ важной информацией, оставляют интересные комментарии и отвечают на все возникшие у журналистов вопросы. 

Цель организации пресс-конференции – создать информационное поле для редакций СМИ. Прямой контакт с журналистами способствует достоверному и, что не менее важно, активному распространению Вашей новости в средствах массовой информации.

Правила проведения пресс-конференций

Заинтересованная в организации пресс-конференции компания должна заранее спланировать частоту проведения мероприятия. План периодичности пресс-конференций зависит от масштаба компании. Но чаще всего они проводятся ежемесячно или ежеквартально. Проведение пресс-конференций желательно назначить на даты, которые не совпадают с городскими праздничными мероприятиями или с другими значимыми событиями, так как основной поток журналистов будет задействован именно там.

Следует обдумать новость, которая будет освещена в СМИ. Для того, чтобы информационный повод выделялся среди новостного потока, он должен отвечать следующим параметрам:

• привлекательность для целевых групп, включенных в проект;

• соответствие современной социальной, культурной, политической или экономической ситуации;

• наличие кратко сформулированной темы;

• персонализированность новости, т.е. её привязанность к определенному известному лицу.

Выбор площадки для пресс-конференции зависит от возможностей и особенностей организации. Помещение обязательно должно быть вместительным. Но слишком большой зал, в котором останется много пустого места создаст ощущение несерьезности, что может плохо сказаться на общем впечатлении. Идеальная вместимость – 20 человек.

Одним из самых важных пунктов в правилах проведения пресс-конференций является приглашение журналистов. Необходимо составить список СМИ и их представителей. В определенный срок им высылаются пресс-релизы и приглашения со всей информацией о проведении мероприятия.

При входе на пресс-конференцию размещаются регистрационные столы, где журналисты отмечают свой приход. Составленный список присутствующих должен быть оперативно доставлен пресс-секретарю.

Далее в ход вступает пресс-секретарь или модератор. В его ответственности находится представление всех участников, контроль над порядком выступлений. В случае, если журналист задает вопрос не по теме или задает его неправильно, пресс-секретарь обязан поправить его. Если возникает конфликт между журналистами и/или ньюсмейкерами пресс-секретарь должен деликатно его устранить.   

При проведении пресс-конференции очень важно показать журналистам, что их ждали. Для этого необходимо разместить таблички с именами журналистов, а также с названиями изданий, которые они представляют. Каждому представителю СМИ выдается пресс-кит. Это папка, в которой находится вся необходимая информация о пресс-конференции. Для того, чтобы сделать журналистам приятно, существует хороший ход – положить в пресс-кит креативный сувенир от компании, выполненный в фирменном стиле.

Отчёт о пресс-конференции должен составляться организаторами.

Необходимо также учитывать  особенности проведения пресс-конференции. Проведение пресс-конференции берет свое начало, когда модератор представляет информационный повод и ньюсмейкеров. Спикеры делятся информацией с журналистами, кратко излагая  основные темы. Затем журналисты задают интересующие их вопросы, для того, чтобы в полной мере осветить информацию в своих СМИ. Ещё одна особенность проведения пресс-конференции – фуршет. Он проводится в конце пресс-конференции, где уже в неформальной обстановке может продолжиться обсуждение информационного повода.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ БРИФИНГА

Ещё одним популярным видом деловых мероприятий с журналистами является пресс-брифинг. Он практически ничем не отличается от пресс-конференции, и даже считается его «собратом». Но, тем не менее, это отдельное мероприятие, которое имеет свои особенности.

Пресс-брифинг – это короткое выступление перед журналистами по актуальным пунктам важных событий, где информация имеет односторонний характер с иллюстративной формой. Брифинг намного короче по временному отрезку, чем пресс-конференция. Ведущий держит выступление в течение десяти минут максимум (когда пресс-конференция длится от 20-30 минут и больше).

Цель проведения брифинга – высказать сведения и факты от лица высшего руководства или официальных властей, которые часто дают официальную оценку происходящему.

Чаще всего, брифинги проводятся, когда возникает нашумевшая новость, скандал, чрезвычайное происшествие. Не всегда при проведении брифинга так важно рассаживать журналистов и выступающих за столы, важнее, чтобы выступление было чётким, оперативным, конкретным. Это посодействует моментальному оповещению важной новости в СМИ.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕСС-ТУРА

Не менее важным мероприятием для коммуникации с журналистами является проведение пресс-тура. Если проведение брифинга имеет меньшие затраты по времени, в отличие от пресс-конференции, то пресс-тур, наоборот, рассчитывается на довольно продолжительное время, от нескольких часов до нескольких дней. Почему так долго? Потому что пресс-тур преследует важную цель – получить в результате делового мероприятия объективную и  подробную информацию в прессе.

Организация пресс-тура вызывает интерес журналистов и блоггеров к продукту компании и создает  информационный повод для публикаций в СМИ. Проведение пресс-тура чаще всего бывает посвящено значительным событиям, уже достигнутым или перспективным. Это может быть открытие района, развитие организации, проложение туристического маршрута.

Пресс-тур для журналистов и блоггеров – это эффективный способ продвижения, так как Вы имеете возможность не только рассказать представителям СМИ о своей компании, но и наглядно продемонстрировать её достижения и инновации.

Организация пресс-тура менее официальна, чем пресс-конференция. Журналисты и блоггеры становятся включенными в событие, что позволяет им создать яркую и насыщенную приятными отзывами публикацию о Вашей компании.

Для того, чтобы наладить отношения с журналистами, пообщавшись с ними в неформальной обстановке, проводится пресс-ланч. Организация пресс-ланча рассчитывается на узкий круг журналистов из ключевых изданий. Неформальное общение представителей СМИ с руководителем позволяет произвести эксклюзивные публикации.

Следует помнить, что организация мероприятий для журналистов не ограничивается написанием и распространением пресс-релизов и работой с модератором. Это строго структурированный, кропотливый труд. Поэтому проведение мероприятия для СМИ требуют серьёзной подготовки. Ведь для любой компании наиболее эффективным результатом пресс-мероприятия является не только освещение в СМИ, но и завоевание лояльности журналистов. Следовательно, очень важно устроить вашу встречу с представителями «четвёртой власти» на высшем уровне.

Все обязанности и заботы по проведению интересного для СМИ делового мероприятия возьмут на себя наши специалисты. Мы предлагаем своё участие на всех этапах планирования, разработки и проведения мероприятия от и до. А именно:

• помощь в формулировке новостного повода, определения тематики и выборе состава участников;

• подбор доступной для прессы площадки, оснащенной микрофонами, осветительными приборами, телевизионными камерами, системой перевода (при необходимости), службой аккредитации, службой безопасности и медпунктом;

• определение наиболее подходящего времени для деловых встреч с журналистами с учётом графика выхода в свет большинства печатных СМИ;

• подбор опытного модератора, который успешно проведет мероприятие, представит всех участников и определит значимость вопросов;

• поиск необходимого круга СМИ, которые точно будут заинтересованы в освещении Вашего информационного повода;

• приглашение журналистов в соответствии со всеми вытекающими этапами (обзвон журналистов, написание и рассылка пресс-релиза, анонса) + их аккредитация

• оригинальное оформление зала;

• бронирование мест в гостинице, встреча из аэропорта/вокзала, сопровождение журналистов (например, по всему маршруту пресс-тура)

• изготовление креативных сувениров, соответствующих стилистике пресс-конференции;

• составление грамотного выступления для спикеров, написание «речи» (при необходимости) и проведение предварительной репетиции;

• встреча журналистов на высшем уровне, с улыбками и обаятельным приветствием;

• вручение пресс-пакета, где будет собрана вся необходимая для журналистов информация, при желании займемся и его креативным оформлением;

  • организация брифинга по всем канонам его проведения;

•  организация кофе-брейка во время мероприятия и фуршета после, а также организация пресс-ланчей в лучших ресторанах города;

•  оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которые по каким-либо причинам не посетили пресс-конференцию;

• мониторинг вышедших публикаций в СМИ;

  • составление отчёта с пресс-конференции;

• фото и видео отчёт.

 Для того, чтобы сделать запрос по организации и проведению мероприятий для СМИ, пресс-конференции или пресс-тура оставьте свои данные в форме ниже, или позвоните нам по телефону +7 (343) 288-59-18, а также можно отправить запрос на электронную почту Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

В соответствии с Политикой конфиденциальности и Законом о защите персональных данных я согласен передать свои данные для обработки ИП Рон Евгений Вячеславович без возможности передачи данных третьим лицам